Conas Do Pháipéar a eagrú

Ábhar

• Ag tosú
• Cruinnigh Do Dhoiciméid
• Catagóiriú
• Doiciméid Beatha ar leithligh
• Déan do sparán a dhúbailt
• Cruthaigh córas comhdaithe simplí
• Cothabháil Leanúnach

Ní smaoiníonn mórchuid na ndaoine ar dhoiciméad tábhachtach go dtí go dteastaíonn sé uathu. Má scaiptear do chuid páipéar i ngach áit agus mura bhfuil córas eagraíochta lárnach agat i d’oifig bhaile, féadfaidh tú go leor ama agus fuinnimh a chur amú ag cuardach rudaí. D’fhéadfá rud a chailleadh fiú.

Ag tosú

Le cúpla céim shimplí, is féidir leat do dhoiciméid thábhachtacha páipéir a eagrú: Beidh comh-aireachta comhdaithe beag dhá dhréachtóir nó bosca comhaid crochta iniompartha uait, comhaid a chrochadh i sé dhath dhifriúla, fillteáin tríú gearradh manila, barr-chluaisín, agus sábháilte roghnach fireproof. Nó is féidir leat ceanglóra mór agus cuir isteach cluaisíní a cheannach. Anois tá tú réidh le tosú.

Cruinnigh Do Dhoiciméid

Sular féidir leat gach ceann de do dhoiciméid thábhachtacha a eagrú, ní mór duit iad a aimsiú. Uaireanta is fusa a rá ná a dhéanamh. Seiceáil do chuid tarraiceán oifige baile agus na páipéir atá cruachta ar do dheasc nó tábla. Seiceáil na chairn páipéir atá ag bearradh do countertops cistine chomh maith le tarraiceáin cistine agus ciseáin. Féach ar do chóiritheoir seomra leapa agus do nightstand. Ar deireadh, ach ní ar a laghad, seiceáil do sparán nó cáipéis le haghaidh cáipéisí tábhachtacha atá á n-iompar agat de thaisme.

Catagóiriú

Tá na doiciméid is tábhachtaí faoi cheann de na sé chatagóir seo a leanas. Sórtáil gach ceann de do dhoiciméid bhailithe mar seo a leanas:

1. Taifid tí agus réadmhaoine: Morgáiste, gníomhais réadmhaoine, tionscadail agus admhálacha feabhsúcháin tí, lámhleabhair agus barántais fearas, faisnéis faoi cháin réadmhaoine, beartais árachais tí, agus lámhleabhair
2. Taifid uathoibríoch: Teidil, taifid chothabhála, beartais agus faisnéis árachais, faisnéis iasachta, agus taifid íocaíochta
3. Taifid sláinte: polasaithe árachais, lámhleabhair sochair árachais sláinte, míniú ar shochair mhíochaine, billí dochtúirí, liostaí oideas, faisnéis maidir le cuntas caiteachais solúbtha, admhálacha míochaine, treoracha míochaine, beartais árachais saoil
4. Taifid airgeadais: Ráitis bhainc, tuairisceáin chánach, taifid asbhainte cánach, taifid infheistíochta, taifid iasachta, ráitis chárta creidmheasa
5. Taifid leictreonaic: Conarthaí fón póca agus lámhleabhair trealaimh; admhálacha díolacháin agus barántais do ríomhairí, ríomhairí glúine agus táibléad; pleananna agus billí cábla agus idirlín; admháil agus lámhleabhar díolachán ródaire gan sreang
6. Taifid phearsanta: Teastas breithe, teastas pósta, deimhniú colscartha, páipéir choimeádta, faisnéis Slándála Sóisialta, taifid imdhíonta, pas, taifid seirbhíse míleata, taifid bhaisteadh agus dearbhaithe, uachtanna, plean sochraide, agus faisnéis faoin láithreán adhlactha. Ba chóir go mbeadh siad seo agat do gach ball den teaghlach. Má tá peataí agat, féadfaidh tú a ndoiciméid thábhachtacha mar fhaisnéis tréidliachta agus vacsaín a áireamh sa chatagóir seo.

Doiciméid Beatha ar leithligh

Is féidir an chuid is mó de do dhoiciméid thábhachtacha a stóráil i gcomh-aireachta comhdaithe rialta nó i mbosca comhad crochta iniompartha. Ba cheart cuid acu, áfach, a choinneáil i ndáiríre i dteach sábháilte dóiteáin nó i rogha stórála lasmuigh den láthair mar bhosca taisce sábháilteachta.

Is cáipéisí fíorthábhachtacha iad a mbeadh sé an-deacair nó am-ama iad a athsholáthar. D’fhéadfadh faisnéis phearsanta íogair a bheith iontu a d’fhéadfadh gadaithe aitheantais a chur i gcontúirt má ghoidtear iad. Idir an dá linn, má scriosadh tine nó tuile do theach, ba mhaith leat go bhfanfadh na cáipéisí ríthábhachtacha seo slán.

I gcás fhormhór na ndaoine, mheasfaí go bhfuil na cáipéisí seo a leanas ríthábhachtach: Faisnéis Slándála Sóisialta, teastais bhreithe, beartais árachais agus faisnéis teagmhála gníomhaire, uachtanna, gníomhais réadmhaoine, teidil gluaisteán, pasanna, agus aon chonradh nó comhaontú a raibh síniú bunaidh de dhíth air.

Déan máistir-liosta de na cáipéisí ríthábhachtacha uile a chuireann tú i do shábháilteacht in aghaidh dóiteáin nó i rogha stórála lasmuigh den láthair.

Déan do sparán a dhúbailt

Bíonn faisnéis chriticiúil ag an gcuid is mó dínn inár sparán gach lá agus bheadh ​​an-mhíchaoithiúlacht orainn dá gcaillfí nó dá goideadh í.

Déan cóipeanna de do cheadúnas tiomána, cárta deontóra orgáin, cárta (í) árachais sláinte, cártaí ballraíochta don seomra aclaíochta, leabharlann, cláir dílseachta siopa grósaera, clubanna stórais, srl., Agus, an rud is tábhachtaí, gach cárta creidmheasa agus dochair (cóip chun tosaigh agus ar ais). Coinnigh na cóipeanna seo le do dhoiciméid thábhachtacha páipéir eile.

Cruthaigh córas comhdaithe simplí

Níos simplí an córas comhdaithe, is ea is dóichí a bheidh tú é a úsáid ar bhonn comhsheasmhach. Tóg gach catagóir de dhoiciméad tábhachtach agus sannadh dath crochta comhaid dó:

• Taifid Baile agus Maoine
• Taifid Auto
• Taifid Sláinte
• Taifid Airgeadais
• Taifid Leictreonaic
• Taifid Phearsanta

Cuir an líon cuí comhad crochta le do chóras comhdaithe le haghaidh líon na ndoiciméad atá agat i ngach catagóir.

Úsáid na fillteáin manila agus cruthaigh fillteán do gach doiciméad aonair laistigh de gach catagóir. Cuir na fillteáin sa chuid chomhad crochta daite cuí.

Má cheannaigh tú ceanglóra mór trí fháinne agus cuir isteach cluaisíní, lipéadaigh na cluaisíní leis na hainmneacha taifid chéanna, déan poll ar gach doiciméad, agus eagraigh iad. Murar féidir poll a phuncháil ar na páipéir, cuir iad taobh istigh d’fhillteán agus déan an fillteán a phuncháil ina ionad.

Murab é an páipéarachas an rud atá agat, b’fhéidir gur nóiméad saor é seo. Is féidir leat na cáipéisí seo go léir a scanadh, iad a shábháil ar thiomántán crua, agus ansin na bunchóipeanna a shracadh.

Ach bain úsáid as do rogha féin mar is fearr roinnt páipéarachais a shábháil. Coinnigh bunchóipeanna de gach doiciméad ríthábhachtach. Úsáid an breithiúnas is fearr atá agat ar na cinn eile. Bíonn an chuid is mó d’institiúidí airgeadais sásta nuair a théann tú gan pháipéar.

Cothabháil Leanúnach

Nuair a bheidh do chuid páipéar tábhachtach eagraithe, coinnigh iad ar an mbealach sin. Gach mí nuair a íocann tú do bhillí, comhdaigh aon doiciméid nua sa chuid chuí de do chóras comhdaithe. Ag an am céanna, déan cuardach ar aon doiciméid a bhain tú den chóras i rith na míosa a d’fhéadfadh a bheith fós as an gcóras comhdaithe. Déan iad a chomhdú arís. Dhá uair sa bhliain ar a laghad, déan athbhreithniú ar na doiciméid i do chóras comhdaithe féachaint an féidir aon cheann a ghlanadh. Tá sceideal maith le leanúint ag an gcéad cheann den bhliain féilire agus ag deireadh gach scoilbhliana.

Le beagán iarrachta, is féidir leat tairbhí fadtéarmacha a bhaint amach agus am a shábháil trí do dhoiciméid thábhachtacha páipéir a eagrú.